Деятельность любого предприятия сопровождается созданием множества документов. Ежедневно мы выпускаем и подписываем десятки и сотни приказов и распоряжений, договоров и протоколов, писем и факсов. Многие из этих документов — однотипные по своей форме, и нам приходится создавать их снова и снова.

Возникает вопрос: а нельзя ли автоматизировать процедуру создания таких однотипных документов, не прибегая при этом к помощи дорогостоящих программных средств? Оказывается, возможности для подобной автоматизации предоставляют любые современные текстовые процессоры, включая, пожалуй, наиболее популярный из них — Microsoft Word.

Три шага к совершенству

Наверняка у каждого, кто имеет достаточный опыт работы с документами на компьютере, имеется собственная коллекция типовых заготовок, бланков и форм для тех видов документов, которые ему приходится создавать чаще всего. Обычно такая коллекция является простой подборкой документов, которые при необходимости можно открыть в текстовом редакторе, внести нужные изменения и сохранить новую копию с использованием команды Файл — Сохранить как. Решив создать такую коллекцию, вы делаете первый шаг: формирование библиотеки бланков.

Преимущества библиотеки несомненны: вы не тратите время на повторный набор стандартных текстов, используя набранные ранее. Однако может случиться, что вы забыли воспользоваться командой Сохранить как и сохранили документ поверх имеющегося. И если в исходной версии документа имелась важная информация, она может быть утеряна навсегда. От таких неудач вас застрахует второй шаг: создание копий документов. Для создания копии достаточно щелкнуть правой кнопкой мыши на значке документа в Проводнике Windows и выбрать команду контекстного меню Создать. При этом в Microsoft Word будет открыта точная копия этого документа, включая текст, оформление и любые специальные элементы. Однако, в отличие от описанного выше способа, при попытке сохранить документ Word не перезапишет исходный вариант документа, а предложит указать новое имя и папку для сохранения. Это позволит избежать потери важной информации.

Вам, возможно, доводилось использовать еще один способ создания типовых документов — шаблоны. При установке Microsoft Word создается небольшая коллекция стандартных шаблонов, подходящих для создания наиболее часто используемых документов. Чтобы получить доступ к этим шаблоном, нужно выбрать команду Создать в меню Файл (кнопка Создать на панели инструментов для этой цели не подходит), а затем — команду Общие шаблоны на открывшейся панели Создание документа. Список стандартных шаблонов будет показан в окне диалога, где каждой категории типовых документов соответствует определенная вкладка.

Если вы использовали шаблоны документов в своей работе, то наверняка смогли оценить их удобство: все нужные бланки документов собраны в одном стандартном месте и всегда находятся под рукой. Однако не всем известно, что пользователь Microsoft Word может создавать свои собственные шаблоны и сохранять и использовать их наряду со стандартными. Для этого достаточно открыть документ, который вы планируете использовать в качестве бланка, и выбрать команду Файл — Сохранить как. В раскрывающемся списке Тип файла нужно выбрать Шаблон документа (*.dot). Microsoft Word автоматически откроет стандартную папку, специально предназначенную для сохранения шаблонов документов. Вам останется только выбрать имя для нового шаблона и нажать кнопку Сохранить. Теперь вы готовы сделать третий шаг: использовать собственные шаблоны.

Чем еще полезны шаблоны

Помимо автоматизации процесса создания стандартных документов, рассматриваемой в этой статье, профессионально разработанные шаблоны могут дать пользователю следующие преимущества.

• В шаблонах могут быть сохранены определенные настройки Microsoft Word, такие как содержимое панелей инструментов и сочетания клавиш для быстрого вызова команд или применения оформления. Таким образом, для каждого вида документов на панели инструментов может отображаться свой набор необходимых кнопок.
• Шаблоны могут содержать дополнительные атрибуты, облегчающие их поиск на вашем компьютере и даже в Интернете. К таким атрибутам относятся, например, имя автора и название организации, издавшей документ.
• Шаблоны могут быть выполнены в виде форм, стандартный текст в которых защищен от случайного или намеренного изменения пользователем. Данные в таких формах можно вводить только в специальные графы. Такая возможность полезна для создания стандартизованных бланков.
• Профессионально разработанный шаблон может содержать дополнительные инструменты для автоматизации заполнения документа. Напрмер, шаблон может содержать программы для подстановки в нужные места документа фамилий и должностей сотрудников или наименования предприятия-клиента из различных систем автоматизированного учета. Это может оказаться полезным при создании приказов, договоров, доверенностей, накладных и других видов документов.
• Имеется даже возможность расширить набор стандартных функций программы Microsoft Word специальными командами, облегчающими выполнение рутинных операций.